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Enterprise Content Management in Beretta

Il Gruppo Beretta ha avviato, con il supporto di Sinfo One, un processo di dematerializzazione e centralizzazione delle informazioni aziendali, al fine di ridurre i costi operativi, migliorare i processi di business ed i servizi al cliente e sviluppare nuovi servizi per gli agenti, i partner, i clienti.

L'esigenza del Gruppo Beretta

Gruppo Beretta si colloca ai primi posti del mercato italiano dei salumi e rappresenta una delle realtÓ pi¨ dinamiche e rilevanti nell'export dell'Italian Food. L'azienda ha complessivamente 16 siti produttivi e controlla due societÓ americane, entrambe specializzate nella produzione di "salumi all'italiana" e utilizzate come base logistica per le esportazioni in tutto il Nord America. Da pochi anni Ŕ attiva una joint venture con JURUN, leader della salumeria cinese.

L'esigenza di gestire il patrimonio di informazioni tipico di un'azienda molto distribuita sul territorio ha spinto il Gruppo Beretta ad avviare l'attuazione di una strategia di gestione documentale che, partendo dalle necessitÓ pi¨ contingenti della contabilitÓ clienti e fornitori, si andrÓ estendendo a tutte le aree aziendali.

L'obiettivo immediato Ŕ automatizzare e dematerializzare l'invio delle fatture attive ed il ricevimento delle fatture passive, attualmente gestiti al 100% in modalitÓ cartacea con evidenti inefficienze, in modo completamente integrato con l'ERP aziendale Oracle JD Edwards e sino alla conservazione sostitutiva di legge.

Questo obiettivo si colloca come prima fase nella realizzazione dell'obiettivo strategico finale di migliorare la gestione dell'intero patrimonio di informazioni aziendali.

La soluzione SiJDox di Sinfo One

Sinfo One, giÓ partner di Beretta nell'implementazione della piattaforma ERP Oracle JD Edwards EnterpriseOne, ha individuato in Oracle Web Content Management e SiJDox la soluzione all'esigenza del Gruppo.

Oracle Web Content Management Ŕ la piattaforma tecnologia di Oracle, di cui Sinfo One Ŕ partner certificato, a supporto di una strategia di gestione del patrimonio di informazioni aziendali non strutturate, quali preventivi, offerte, allegati di prodotto, video, cataloghi, siti web, ecc.

SiJDox Ŕ la soluzione, implementata su Oracle WCM, che Sinfo One ha studiato per le aziende che hanno Oracle JDE come gestionale e necessitano di uno strumento di Content Management ad esso integrato per:

  • archiviare in forma strutturata e automatica i documenti prodotti dall'ERP Oracle JD Edwards (quali fatture di vendita, ddt, fatture fornitori, bolle di reso);
  • archiviare in forma sostitutiva secondo le normative fiscali (dematerializzazione della carta);
  • acquisire in modalitÓ automatica i documenti da sistemi esterni quali fax server, e mail server, scanner (Document Capture);
  • archiviare tutte le possibili tipologie di contenuti aziendali, dai documenti elettronici alle immagini digitalizzate dei documenti cartacei, ai contenuti audio, video e grafici;
  • ricercare, costruire e condividere, tramite accessi controllati, i contenuti pubblicati (fatture, contratti, proposte di offerta, ecc.) sia internamente sia esternamente all'azienda, ad es. con i fornitori, clienti, agenti.

Approccio progettuale

La piattaforma tecnologica utilizzata e la soluzione implementata secondo le best practice della gestione documentale, consentono un approccio progettuale incrementale.

La prima fase del progetto, conclusa a giugno 2010, ha visto la dematerializzazione dei seguenti flussi cartacei generati dall'ERP aziendale Oracle JDE:

  • fatture di vendita clienti
  • fattura fornitore
  • giornale bollato
  • registro iva

Le successive fasi consisteranno nell'implementare la soluzione integrata di Conservazione Sostitutiva di legge e nell'estensione della dematerializzazione ad altri flussi cartacei generati dall'ERP (bolle di reso, ecc..) e non (gestione contratti, preventivi, ecc..).

Risultati attesi

Migliorare i processi di business

  • maggiore controllo di processo
  • aumento della produttivitÓ

Ridurre i costi operativi

  • centralizzazione degli archivi
  • riduzione della carta, delle spedizioni

Migliorare il servizio Clienti

  • velocizzare i tempi di risposta
  • aumentare la customer satisfaction

Sviluppare nuovi servizi

  • disponibilitÓ via web di informazioni ad agenti e partner
  • disponibilitÓ via web di informazioni ai Clienti

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